Wdrażanie Lean w branży spożywczej

Lean management, czyli szczupłe zarządzania to długotrwały proces, który zakłada zarządzanie zakładem produkcyjnym w oparciu o ciągłe doskonalenie, przy jednoczesnym szacunku do załogi i rozpatrywaniu potrzeb klienta.

Wzrost efektywności procesów z definicji powinien pomagać firmom ograniczać koszty i racjonalizować wykorzystanie zasobów takich jak ludzie, maszyny, energię czy posiadany czas. Czasami jednak tak się nie dzieje, a środki zainwestowane we wzrost efektywności nie przynoszą oczekiwanych zwrotów.

Czasami nawet kilkukrotnie powtarzane, konsekwentne próby wdrożenia jakiegoś rozwiązania czy modelu działania nie udają się, a początkowy entuzjam rozpalony szybkim, lecz krótkotrwałym sukcesem, powoli gaśnie w codziennej rutynie firmowego życia.

Często uważa się, że za sukces wyszczuplania procesów w firmach odpowiada dobór właściwej metody. To niewątpliwe, że dobra metodyka pracy i narzędzia takie jak: KAIZEN, 5S, SMED, KANBAN, TWI czy TPM pomagają w odniesieniu sukcesu, ale nazbyt często pokłada się w nich zbyt duże zaufanie.

Sam algorytm bez udziału innych czynników, projekty lean management po prostu nie udają się, obojętnie jak długo pudruje się przygnębiającą rzeczywistość.

Najskuteczniejsi ze skutecznych działają szybko i kompleksowo i do tzw. „narzędziowni” dodają inne, niemniej istotne elementy. Kluczowe tu są:

  • cel – wskazujący co jest ważne, a co nie istotne, o co warto i należy się starać, a czego unikać i nie tracić go z oczu, brak zaakceptowanego akceptowanego celu to przepis na porażkę,
  • zespół – dla osiągnięcia celu ważne jest zbudowanie i zaangażowanie zespołów, pracowników skupionego wokół wspólnych interesów, wyzwań i wartości,
  • dane – nie da się udoskonalić procesu bez zrozumienia go, dlatego kluczowe jest zrozumienie pola gry i wiedza o aktualnej stanie procesów i sytuacji całego biznesu,
  • projekt – dobre planowanie to dobre zarządzanie projektem pozwalające na estymację kosztów, zakresu i posiadanego czasu, przewidywanie i zarządzanie budżetem, zasobami i ryzykiem projektu od A do Z,
  • standaryzacja – każdy projekt lean management kończy się jakąś propozycją zmiany, standaryzacja umożliwia zarządzanie zmianą, tak aby miała trwały i długoterminowy charakter, przekonuje ludzi do akceptacji i utrzymania zmian,
  • doskonalenie – lepsze jest wrogiem dobrego – taka idea pozwala w organizacji na utrzymywanie nieustannego niezadowolenia z tego co jest, na brak akceptacji status quo i stałe, powolne lub szybkie, ale konsekwentne i ciągłe doskonalenie procesów biznesu i całej firmy.

Jak rozwiązywać problemy produkcyjne?

Problem solving to konfiguracja metod i narzędzi, które pozwalają zespołom efektywniej rozwiązywać problemy.

W organizacjach problemy pojawiają się stale i z różnym natężeniem i obejmują wszystkie obszary biznesowej aktywności. Wiele z tych problemów powtarza się. Wewnętrzne, czy zewnętrzne reklamacje – z wielkim trudem wygaszane, rozpalają się na nowo. Załatwione i zapomniane problemy pojawiają się po kilku miesiącach, czy nawet tygodniach i wymagają ponownego zajęcia się nimi.

Organizacja czuje, że traci czas, marnuje swoje najlepsze zasoby na „odkręcanie problemów” zamiast zainwestować je w doskonalenie, optymalizację procesów czy tworzenie nowych usług i produktów.

„Problem solving” inicjuje proces rozwiązywania problemów. Zamienia „gaszenie pożarów” na zapobieganie.

Pracujemy z zespołami, które uczą się wyboru najskuteczniejszych narzędzi i ich zastosowania dla swojej specyfiki. Sięgamy wtedy do:

  1. Narzędzi jakościowych takich jak: diagram Ishikawy 5M+E oraz techniki wspierającej 5Why. Pozyskujemy, analizujemy i systematyzujemy dane z 6 obszarów przyczyn problemów: 1. ludzie, 2. urządzenia, 3. materiały; 4. metody 5. decyzje; 6. otoczenie.
  2. Wykorzystujemy analizę Pareto, listy kontrolne, wykresy trendu i korelacji, histogramy, technika ABCD Suzuki.
  3. Zapobiegamy problemom w procesach i projektach za pomocą analizy FMEA, posługiwanie się wskaźnikami Severity, Occurence, Detection, RPN i Classification. Wykorzystujemy metodę Poka Yoke.
  4. Tworzymy raporty 8D i A3 i dokumentujemy proces zarządzania problemami spełniając wymagania metodyk PDCA, SDCA i projektów DMAIC.
  5. Uczymy się zastosowania techniki Mind mappingu do zbierania i analizy informacji, rozwiązywania problemów, wizualizacji projektów i zadań o dużej złożoności i zarządzania nimi.
  6. Standaryzujemy najlepsze praktyki postępowania. Stabilizujemy udoskonalone procesy. Potrafimy zarządzać zmianą w taki sposób, że staje się ona akceptowalna i nie umiera na etapie wdrożenia do praktyki firmy / zakładu.

Narzędzia te, jeśli w optymalny sposób są dopasowane do firmy i sytuacji problemowej, to maksymalizują efektywność pracy zespołów problemowych. Robią to w taki sposób, aby ułatwić zespołom panowanie nad pojawiającymi się problemami i standaryzować najlepsze praktyki postępowania.